Depuis le lancement de notre projet Smart Working, le personnel n'est plus limité à son bureau. Ils sont libres de travailler n'importe où au bureau, à la maison et même en déplacement". - Conseil du comté de Staffordshire
Contexte
Le conseil du comté de Staffordshire s'est donné pour mission de mettre en place des méthodes de travail plus intelligentes, d'accroître les niveaux de collaboration et de confiance - autant de domaines clés.
Défi
Une enquête menée en septembre dernier a révélé que le manque d'accès aux technologies appropriées empêchait les travailleurs de travailler de manière flexible.
Le conseil du comté de Staffordshire souhaitait stimuler la productivité et permettre un travail flexible.
Solution
Le conseil du comté de Staffordshire était à la recherche d'une solution pour répondre à une politique de travail agile (également connue sous le nom de "Hotdesking"). Targus a pu démontrer que les utilisateurs peuvent arriver à n'importe quel emplacement de bureau "activé" et travailler d'une manière à la fois familière et confortable pour l'utilisateur, avec la possibilité de connecter n'importe quel appareil à leur configuration de bureau traditionnelle qui comprend un ou des moniteurs externes, un clavier, une souris et une connexion réseau.
Cette exigence s'accompagnait d'un certain nombre de défis, notamment la capacité à prendre en charge le parc d'ordinateurs portables existant du Staffordshire County Council (SCC) (utilisateurs historiques), qui représente un mélange de divers fabricants et modèles de machines, ainsi que la capacité à permettre aux utilisateurs de nouveaux dispositifs de se connecter aux mêmes sons familiers. L'autre complexité supplémentaire concernait l'alimentation électrique et la manière dont le SCC pouvait permettre aux utilisateurs de recharger tous leurs appareils à n'importe quel bureau, sans avoir à transporter des câbles d'alimentation supplémentaires.
Suite à notre recommandation, le SCC a demandé à Targus de déployer sa station d'accueil universelle double vidéo @ HD avec alimentation intégrée - ACP71EU suite, dans l'ensemble de ses bureaux, en mettant à niveau la majorité de ses postes de travail et en prenant en charge à la fois les nouveaux et les anciens appareils, avec l'installation de plus de 1 000 stations d'accueil universelles.
"Le conseil du comté de Staffordshire est un excellent exemple de l'innovation dont peuvent faire preuve les organisations du secteur public. Dans le paysage de l'emploi actuel, il est essentiel que le personnel sente qu'il a la possibilité, et aussi la technologie disponible, de travailler à la fois à distance et de manière flexible.
Le secteur public étant soumis à une pression considérable pour consolider ses biens immobiliers afin de réduire les coûts, la réduction de diverses organisations dans des locaux plus petits est inévitable. Toutes ces organisations disposant de leurs propres réseaux, matériels et systèmes informatiques, il y aura sans aucun doute des défis technologiques à relever. Cependant, le Staffordshire montre vraiment la voie en établissant des normes pour d'autres conseils et organismes gouvernementaux, en montrant les avantages indéniables que les systèmes de travail intelligents peuvent apporter à une organisation".
Dean Simpson
Responsable des ventes aux entreprises au Royaume-Uni chez Targus
Résultats
Depuis la mise en œuvre de la nouvelle technologie, le conseil du comté de Staffordshire a réédité l'enquête et a obtenu les résultats suivants au cours des neuf derniers mois :
10% augmentation du nombre d'employés qui estiment avoir un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée
15% davantage d'employés estiment qu'ils sont capables de travailler n'importe où afin de fournir des services essentiels à l'activité de l'entreprise.
17% augmentation du nombre d'employés capables d'accéder à la technologie dont ils ont besoin pour travailler à partir de différents lieux.
Lors d'une nouvelle enquête réalisée en juillet de cette année, 93 % des employés du conseil municipal ont estimé qu'ils comprenaient bien ce qu'est le travail intelligent et ce qu'il signifie pour eux et pour leur rôle.
"Ils nous ont proposé une solution complète et nous ont fourni des produits d'évaluation qui nous ont aidés à prouver l'efficacité de la solution dans le cadre d'un projet pilote de validation du concept. Dans le cadre de ce processus, nous avons fait appel à leur équipe d'assistance technique qui nous a beaucoup aidés et soutenus, ce qui nous a permis de confirmer qu'il s'agissait de la meilleure option pour réaliser nos ambitions en matière de hot desking. L'assistance continue a été exceptionnelle et a permis un déploiement rapide et efficace des stations d'accueil Targus, tous nos utilisateurs pouvant désormais bénéficier pleinement du 'travail intelligent' à n'importe quel bureau".
Sarah Warren,
Chef de projet TIC, Conseil du comté de Staffordshire
"Depuis que nous avons lancé notre projet de travail intelligent, le personnel n'est plus limité à un bureau spécifique. Ils sont libres de travailler n'importe où au bureau, à la maison et même en déplacement, tout en maintenant les relations avec les collègues et les clients et en gardant le contrôle de la charge de travail. Auparavant, on pensait à tort que si l'on n'était pas visible à son bureau, on ne travaillait pas. Aujourd'hui, les gens savent que ce n'est pas le cas.
Non seulement Targus nous a aidés à offrir à nos employés une plus grande flexibilité, ce qui améliore la productivité et réduit le gaspillage, mais ils nous ont également aidés à collaborer plus étroitement avec des organisations partenaires en travaillant de manière agile, sans être liés à un lieu ou à un bureau. De plus en plus, nous constatons également une augmentation de l'utilisation des réunions collaboratives utilisant les communications vidéo ; ne pas être dans la salle ne signifie plus que vous ne pouvez pas participer à la réunion et les réunions peuvent maintenant être moins formelles, plus rapides à mettre en place et, en fin de compte, produire des résultats meilleurs et plus rapides tout en réduisant les pertes de temps et les coûts".
Vic Falcus,
Responsable des TIC au Conseil du comté de Staffordshire
"La capacité d'assister à des réunions et de partager des fichiers/présentations via SKYPE, la capacité d'organiser la charge de travail de manière à ce que les éléments du rôle qui requièrent une concentration intense puissent être exécutés via Touchdown/Home dans un environnement plus calme/avec moins de distractions, ce qui soulage la pression et le stress. C'est également un excellent moyen de concilier vie privée et vie professionnelle".
"Augmentation de la productivité en dehors du bureau, entre les réunions. Travail flexible dans d'autres bureaux et dans d'autres zones. J'ai aussi maintenant la possibilité d'utiliser la technologie pour dispenser des formations aux jeunes. Je dispose d'un mécanisme d'accès à l'internet pour aider les jeunes dans tous les domaines liés à l'employabilité, à l'éducation et à la formation.
"J'ai perdu du poids, j'ai pu subir une intervention chirurgicale et, surtout, mon diabète est en rémission et je n'ai plus besoin de prendre de médicaments contre le diabète, tout cela en gagnant 4 heures par semaine de temps de déplacement que je peux utiliser pour moi-même.
"La flexibilité m'a permis de trouver un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée, et la confiance que l'on nous accorde pour effectuer notre travail dans des lieux différents m'a fait apprécier le County Council en tant qu'employeur.
Témoignages d'utilisateurs du conseil du comté de Staffordshire
Projets futurs
Ayant permis à quelque 3 000 membres du personnel de travailler d'une nouvelle manière, le Staffordshire a déjà prévu de passer d'autres commandes auprès de Targus pour répondre à l'augmentation du nombre de ses employés.
Le projet a connu un tel succès dans les bureaux centraux du Staffordshire County Council à Stafford que l'initiative "Smart Working" sera déployée dans d'autres districts.
J'ai pu constater par moi-même que la solution d'accueil de Targus a contribué à soutenir l'objectif de notre projet de "travail intelligent" au sein du conseil du comté de Staffordshire.
John Henderson, directeur général, conseil du comté de Staffordshire
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